معرفی ابزارهای مدیریت زمان

آیا برای شما هم پیش‌آمده که برنامه‌ریزی انجام ۱۰۰ کار متفاوت را کرده باشید ولی در انتهای روز موفق به انجام تنها ۱۰ مورد از آن‌ها شده باشید؟ بنابراین اگر شما هم جز آن دسته از افراد هستید که وقت کم می‌آورید و نیاز برنامه‌ریزی و مدیریت کارهای شخصی‌تان دارید پس ادامه مطلب را با دقت بیشتری بخوانید؛

یکی از چالش‌های بزرگ برای مدیران پروژه این است که اتمام هر کدام از کارهای پروژه چه‌قدر طول می‌کشد؟ و هر کسی چقدر از زمانش را باید صرف بخش‌های مختلف پروژه کند. اگر برای انجام کارها، مدیریت زمانی صورت نگیرد، نمی‌توانید انتظار داشته باشید که با بهترین کیفیت و کمترین زمان ممکن به نتیجه دلخواه برسید. همچنین ممکن است به دلیل تخمین اشتباه زمان پایان یک پروژه، هزینه و زمان بیشتری اتلاف شود.

برای رفع این مشکل می‌توان از نرم افزار مدیریت زمان یا Time Management Software  کمک گرفت تا به راحتی زمان‌هایی که اعضای یک تیم به طور مفید فعالیت می کنند را تخمین زد. بر اساس الگوهای زمانی به دست آمده می‌توان علت تعلیل‌ها و مشکلات کاری اعضا را قبل از اینکه بزرگتر و طولانی مدت‌تر شوند شناسایی و رفع کرد.

یک نرم افزار مدیریت زمان خوب باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟

• استفاده آسان: اگر نرم افزاری که از آن استفاده می‌کنید بیش از حد پیچیده و درک کارکرد آن سخت باشد شاید واقعا مشکلی دارد و نتوانسته است کاربر پسند باشد.
• امکان همکاری با سایر اعضا: اگر از نرم افزار مدیریت زمان پروژه استفاده می کنید و ارتباط با هم تیمی‌ها برای شما مهم است در این صورت باید امکاناتی را هم برای ارتباط بین اعضا در داخل نرم افزار داشته باشد.
• انعطاف‌پذیری: بهترین نرم افزار مدیریت زمان پروژه باید این قابلیت را داشته باشد که هم برای یک پروژه با تعداد کارکنان متعدد مورد استفاده قرار بگیرد و هم برای یک نفر کارمند.

نمونه نرم افزارهای مدیریت زمان

در ادامه مقاله، به تعدادی از معروف‌ترین و بهترین نرم افزارهای مدیریت زمان که هم می‌توانند توسط صفحات وب باز شوند و هم به صورت اپلیکیشن موبایل عرضه می‌شوند اشاره می‌گردد.

1- نرم افزار مدیریت زمان RescueTime

ابزار RescueTime روی کامپیوتر  و موبایل شما نصب می شود و به طور خودکار به اپلیکیشن‌های مورد استفاده، فایل‌هایی که باز می‌شوند و صفحات اینترنتی که دیده می‌شوند توجه می‌کند و  سپس محاسبه می‌کند که چه قدر در هر کدام از آنها وقت گذاشته‌اید. البته می‌شود زمان و مدت فعالیت این نرم افزار مدیریت زمان را کنترل کرد. برای مثال، آن را خاموش کرد و یا طوری تنظیم کرد که فقط در ساعات خاصی به طور خودکار فعال باشد.

ویژگی‌های کلی نرم افزار یا اپلیکیشن مدیریت زمان RescueTime:

• اندازه‌گیری خودکار میزان زمانی که در هر وب‌سایت یا نرم افزار گذاشته اید
• وجود دکمه توقف 15 دقیقه‌ای یا یک ساعتی که باعث می‌شود غیرفعال شدن آن در زمان‌های استراحت، راحت تر شود
• برچسب‌دهی به فعالیت‌های شما به عنوان مفید یا غیرمفید بر اساس مقیاس پنج گانه
• امکان هوشمندتر کردن برچسب‌دهی برای تشخیص فعالیت‌های مفید و غیرمفید شما
• امکان خاموشی این نرم افزار مدیریت زمان در مواقعی که نیاز به حفظ حریم شخصی دارید
• می توانید تصمیم بگیرید این ابزار، کدام فعالیت‌های دیجیتالی شما را در نظر نگیرد
• امکان فعال کردن زنگ هشدار برای جلوگیری از اتلاف وقت بیش از حد

امکان استفاده به صورت رایگان: دارد

دسترسی: وب، اندروید، iOS، macOS، Windows، Chrome،  Firefox و Linux

برای اینکه کاربرد کلی این نرم افزار مدیریت زمان را متوجه می شوید یک مثال زده می‌شود:

فرض کنیم شما کار طراحی سایت انجام می‌دهید. وقتی از ابزارهای مربوط به طراحی سایت استفاده می‌کنید زمان صرف شده برای آن را به عنوان زمان مفید، ثبت می‌کند. اگر سراغ دیدن اخبار و فیلم های نامربوط بروید بسته به اینکه شما این منابع را مرتبط یا غیرمرتبط با کار خود تعریف کرده باشید آنها را مفید یا باعث حواس‌پرتی می‌داند. اگر هم چیزی تعریف نکرده باشید این نرم افزار کنترل زمان، از روی حدس عمل می‌کند. بعد از مدتی که با آن کار کردید این ابزار، گزارش‌های عمیق‌تری در مورد زمان‌های مشخصی که برای فعالیت‌های مختلف اختصاص داده‌اید ارائه می‌دهد. مثلا اعلام می‌کند در فلان روز، 45% از وقت خود را صرف طراحی سایت کرده اید، 25% صرف مکالمه و ارتباطات، 15% صرف کارهای مربوط به شبکه‌های اجتماعی و الی آخر شده است. بعد از چند ماه استفاده از این نرم افزار مدیریت زمان، گزارشات به شما نشان می‌دهد که در کدام روزهای هفته فعال‌تر بوده‌اید و در کدام روزها به دلیل نداشتن استراحت کافی نتوانسته اید مفید کار کنید. دیدن این الگوها به شما کمک می کند که به طور آگاهانه‌تری کار کنید و به زندگی شخصی یا کاری خود بهبود ببخشید.

2- نرم افزار مدیریت زمان Pumble

از دیگر نرم افزارهای مدیریت زمان می‌توان به ابزار Pumble اشاره کرد که به واسطه ویژگی‌های قدرتمند خود توانسته جایی در بین سایر ابزارهای مشابه پیدا کند. Pumble مانند بسیاری دیگر از نرم افزارهای مشابه، هم از طریق وب و ویندوز قابل دسترسی است و هم نوعی نرم افزار مدیریت زمان اندروید و iOS است.

برخی از قابلیت های این ابزار مدیریت زمان عبارت اند از:

• چت با سایر هم تیمی‌ها
• ایجاد کانال‌های گروهی و خصوصی حول موضوعات خاص
• پیام مستقیم به اعضا
• اشتراک فایل
• تماس صوتی و تصویری
• قابلیت جستجو در تاریخچه چت

امکان استفاده به صورت رایگان: دارد
دسترسی: وب، اندروید، iOS، Mac، Windows و Linux

3- نرم افزار مدیریت زمان Forest – focus app

نرم افزار Forest، روش جالبی برای مدیریت زمان دارد و می‌تواند به افراد کمک کند تا از اعتیاد به منابع غیرمفید بکاهند. برای مثال شما لیست سیاهی از سایت‌هایی که نمی‌خواهید در آنها وقت بگذرانید را به نرم افزار معرفی می‌کنید. سپس در محیط برنامه، یک دانه داخل جنگل می‌کارید. طی 30 دقیقه بعدی این دانه کم کم رشد می‌کند. اگر نتوانید در طول این مدت زمان مقاومت کنید و به سایت‌های لیست سیاه خود سر بزنید این درخت از بین می‌رود. همین کار باعث می‌شود انگیزش و نوعی مسئولیت‌پذیری برای مدیریت بهتر زمان ایجاد شود.

ویژگی‌های مهم نرم افزار مدیریت زمان Forest:

• روشی جالب برای ترک اعتیاد به اینترنت
• بهبود تمرکز فکر شما بر روی کار و اتمام آن
• تعریف لیست سیاه از سایت‌هایی که دوست ندارید به آنها سر بزنید و وقت خود را تلف کنید

امکان استفاده به صورت رایگان: ندارد

دسترسی: اندروید، iOS، Mac، Chrome و  Firefox

4- نرم افزار مدیریت زمان Clockify

این ابزار، یکی دیگر از بهترین نرم افزارهای مدیریت زمان است و می تواند مدت زمانی که روی فعالیت مختلف سپری کرده اید را ثبت کند و داده‌هایی را به شما ارائه دهد که به بهبود روند کاری شما کمک زیادی کند.

قابلیت های مهم ابزار Clockify:

• ردیابی ساعات کاری
• استفاده آسان
• داشبورد کاربر پسند
• امکان استفاده از تایمر آنلاین و یا ورود دستی مدت زمانی که کار کرده‌اید
• دریافت گزارش‌های آماری

امکان استفاده به صورت رایگان: دارد

دسترسی: وب، اندروید، iOS، macOS، Windows، Chrome،  Firefox و Linux

5- نرم افزار مدیریت زمان Toggl

یکی از بهترین نرم افزارهای مدیریت زمان پروژه، Toggl است و می‌تواند به خوبی به شما اعلام کند که چه میزان زمان روی کارها و پروژه های خود گذاشته اید و حتی چگونه می توانید بهینه‌تر کار کنید.

برخی از ویژگی های ابزار Toggl:

• ردیابی زمانی در همه ابزارهای دیجیتال
• یادآوری ایمیل
• ارائه گزارشات به صورت خلاصه، کامل و هفتگی با خروجی PDF و CSV
• ورودی CSV
• دارای امکانات مدیریت پروژه
• دارای امکانات مدیریت تیم

امکان استفاده به صورت رایگان: تا سقف5 نفر

دسترسی: دسکتاپ، اندروید، iOS

6- نرم افزار مدیریت زمان اندروید Loop – Habit Tracker

اپلیکیشن مدیریت زمان Loop – Habit Tracker، این طور کار می‌کند که ابتدا باید فعالیتی که دوست دارید تبدیل به عادت شود را انتخاب کنید. سپس برای انجام آن، زمان‌های مختلفی تعیین کنید و اعلان آن را هم تنظیم کنید تا به شما برای یادآوری زمان انجام فعالیت مورد نظر، کمک کند.

ویژگی های مهم اپلیکیشن مدیریت زمان اندروید Loop – Habit Tracker:

• گزارش پیشرفت در انجام عادات به صورت نمودار و آمار و گراف
• محاسبه میزان پیشرفت به دست آمده توسط فرمول‌های ویژه
• برنامه ریزی منعطف
• اعلان و یادآور
• بدون محدودیت
• بدون نیاز به اینترنت

امکان استفاده به صورت رایگان: دارد
دسترسی: اندروید

7- نرم افزار مدیریت زمان TimeTree

ابزار TimeTree یکی از نرم افزار‌های مدیریت زمان است که هدف آن سازماندهی برنامه‌های فردی از طریق ارتباطات است. برای این کار لازم است تقویم زمانی شما با افراد مختلفی همچون دوستان، خانواده و همکاران تقسیم شود. سپس این نرم افزار، هماهنگی هایی را بین مجموعه این افراد در داخل یک تقویم ایجاد می‌کند. به همین دلیل، دیگر نگران فراموشی قرارملاقات ها و ثبت نام های دوباره نخواهید بود.

این نرم افزار دارای امکانات دیگری نیز می باشد از جمله:

• ایجاد تقویم مشترک
• اشتراک ایده با دیگران
• تنظیم لیست انجام کارها
• چت با اعضای گروه
• اشتراک فایل و یادداشت

امکان استفاده به صورت رایگان: دارد

دسترسی: وب، اندروید، iOS

8- نرم افزار مدیریت زمان Remember The Milk

این ابزار برای کسانی مناسب است که قادر نیستند به خوبی روی لیست کارهایی که باید انجام دهند متمرکز باشند و از وسایل دجیتالی مختلفی نیز استفاده می کنند.

امکانات مهم این نرم افزار مدیریت زمان:

• سازگاری با موبایل و کامپیوتر
• قابلیت اتصال به جیمیل، Outlook ، تقویم گوگل و …
• سینک کردن همه ابزارهای شخصی برای مدیریت زمان بهتر
• مدیریت وظایف
• یادآوری انجام وظایف
• اشتراک وظایف و لیست‌ها با دیگران

امکان استفاده به صورت رایگان: دارد

دسترسی: دسکتاپ، اندروید، iOS

9- ابزار مدیریت زمان Pocket

ابزار Pocket، هم در کامپیوتر قابل اجرا شدن است و هم به عنوان یک نرم افزار مدیریت زمان اندروید و iOS به شمار می رود. زمانی که شما مشغول انجام کارهای مختلف در سطح اینترنت هستید ممکن است حواس شما به وب سایت‌های جذاب دیگر پرت شود و نتوانید به طور موثری جستجوی خود را انجام داده و اتلاف وقت کنید. به کمک ابزار مدیریت زمان Pocket می‌توانید آن صفحات اینترنتی را علامت‌گذاری و سیو کرده و سر فرصت آزادتر، مطالعه کنید.

برخی دیگر از ویژگی های این نرم افزار:

• بوک مارک کردن صفحات اینترنتی
• خواندن و مدیریت محتوای ذخیره شده
• نظردهی به متن
• تبدیل متن به گفتار
• دسترسی به اسناد از طریق ابزارهای مختلف حتی در حالت آفلاین

امکان استفاده به صورت رایگان: دارد

دسترسی: دسکتاپ، اندروید، iOS

10- ابزار مدیریت زمان Time Doctor

یکی از بهترین نرم افزارهای مدیریت زمان، Time Doctor است که برای برای تیم‌های کاری دورکار مناسب است و با برخی از نرم افزارهای مدیریت پروژه مانند آسانا و Jira هم هماهنگی دارد. ویژگی‌های مختلف آن موجب می‌شود که مدیران بتوانند دید بهتری نسبت به میزان زمانی که کارمندان صرف می‌کنند پیدا کنند.

ویژگی‌های مهم نرم افزار مدیریت زمان Time Doctor:

• گرفتن اسکرین شات در فواصل زمانی مختلف در طی ساعات کاری
• مانتیور میزان زمانی که کارمندان روی هر کدام از بخش‌های مختلف کاری وقت می گذارند
• استفاده از نرم افزار مدیریت زمان اندروید و iOS برای ردیابی زمانی از راه دور
• ردیابی اینکه کارمندان شما از چه وب‌سایت ها و نرم افزارهایی استفاده می کنند

امکان استفاده به صورت رایگان: دارد

دسترسی: دسکتاپ، اندروید، iOS

11-  نرم افزار مدیریت زمان Focus keeper

ابزار Focus keeper از بهترین نرم افزارهای مدیریت زمان است که کاربری ساده داشته و می توان آن را بر اساس نیازی که دارید، شخصی‌سازی کنید. این ابزار برای کسانی که کارهای خود را به تعویق می‌اندازند و به سادگی از انجام وظایف خسته می‌شوند مناسب است. بنابراین نقش زیادی هم در کنترل استرس و افزایش تمرکز فکر دارد.

ویژگی های نرم افزار مدیریت زمان Focus keeper:

• رابط کاربری ساده و زیبا
• پیگیری میزان عملکرد مفید و نمایش آن به صورت نمودار
• تایمر اتوماتیک
• تعریف اهداف روزانه

مثالی از چگونگی کارکرد این نرم افزار:

ابتدا کاری که می‌خواهید انجام دهید را انتخاب می‌کنید. تایمر را مثلا روی 25 دقیقه تنظیم می‌کنید. تا زمانی که زنگ هشدار به صدا در نیامده است تمام تمرکز شما باید روی انجام آن کار باشد. سپس می‌توانید به مدت 5 دقیقه استراحت کنید. وقتی این مراحل را 4 مرتبه انجام دادید می‌توانید استراحت طولانی‌تر  (20 الی 30 دقیقه) کنید.

امکان استفاده به صورت رایگان: دارد

دسترسی: دسکتاپ، اندروید، iOS

12- نرم افزار مدیریت زمان Tick

نرم افزار Tick قابلیت‌های زیادی برای مدیریت زمان دارد و می‌تواند نحوه ردیابی زمانی را برای اعضای یک تیم، ساده کند. از آنجا که به کمک این ابزار می‌توان زمان را از طریق ابزارهای دیجیتالی مختلفی مدیریت و ردیابی کرد بنابراین گزینه مناسبی هم برای افرادی است که به طور انفرادی کار می کنند و هم گروهی.  

ویژگی ها مهم این ابزار مدیریت زمان:

• دارای تایمر درون برنامه‌ای
• توزیع پروژه به اعضای مختلف یک تیم برای همکاری بهتر
• ارائه گزارش دقیق به همراه جزئیات
• ثبت پروژه‌های تکراری برای صرفه‌جویی در زمان به صورت دراز مدت
• قابلیت خروجی گرفتن گزارش

امکان استفاده به صورت رایگان: دارد

دسترسی: دسکتاپ، اندروید، iOS، Chrome

13- نرم افزار مدیریت زمان DeskTime

از دیگر نرم افزارهای مدیریت زمان می توان به DeskTime اشاره کرد. این ابزار کمک می‌کند که ردگیری زمانی را به منظور افزایش کارایی اعضای یک پروژه انجام داده و ناکارآمدی‌ها و ضعف آنها را بهتر بشناسید. همچنین راحت‌تر  می‌توانید الگوی عادت کاری آنها را متوجه شوید. DeskTime، هم ابزاری قابل اجرا در دسکتاپ است و هم یک نرم افزار مدیریت زمان اندروید و iOS.

قابلیت‌های این نرم افزار مدیریت زمان:

• تصمیم‌گیری بهتر زمانی
• شناخت عواملی که می‌تواند در کار اعضا اختلال ایجاد کند
• توزیع زمان مناسب به پروژه ها و وظایف
• دید دقیق به منابع پروژه
• تصمیم‌گیری بهتر بر اساس آمار به دست آمده
• پیگیری بهتر میزان پیشرفت و اهداف
• ردیابی اتوماتیک زمان

امکان استفاده به صورت رایگان: دارد

دسترسی: دسکتاپ، اندروید، iOS

14- نرم افزار مدیریت زمان Hubstaff

نرم افزار Hubstaff می تواند برای ردیابی زمانی و مانیتورینگ کاربران استفاده شود. البته عملکرد آن بالاتر از یک ردیاب زمانی معمولی است و توانایی افزایش عملکرد مفید اعضای یک پروژه را دارد.

قابلیت‌های این نرم افزار مدیریت زمان:

• ردیابی زمانی لحظه‌ای
• گرفتن اسکرین شات از صفحه
• ثبت دقیق ساعات کاری
• ثبت فعالیت بر اساس حرکات موس و کیبورد
• قابلیت مخفی شدن در پس زمینه تا مانع حواس پرتی کارمندان شود
• امکان گزارش‌گیری دقیق

امکان استفاده به صورت رایگان: دارد

دسترسی: وب، دسکتاپ، اندروید، iOS

15- نرم افزار مدیریت زمان Hours

از دیگر نرم افزارهای مدیریت زمان، Hours است که می‌توان توسط آن هم میزان بازدهی فردی و هم گروهی را ثبت کرد.

ویژگی های مهم این نرم افزار:

• رابط کاربری ساده و زیبا
• وجود تایمر برای ردیابی زمانی
• گزارش‌گیری زمانی
• گزارش‌گیری از میزان فعالیت مفید

امکان استفاده به صورت رایگان: دارد

دسترسی: دسکتاپ، اندروید، iOS

نکات کلیدی

•  با استفاده از نرم افزار مدیریت زمان می‌توان زمان‌های کاری مفید و غیرمفید خود و یا اعضای یک تیم را متوجه شد.
• وقتی الگوهای زمانی فعالیت‌های یک تیم شناخته شود می‌توان نقاط ضعف و قوت کاری هر یک از اعضای تیم را فهمید و بهترین راه کارها را قبل از آنکه به مشکلی بزرگ تبدیل شود ارائه داد.
• یک نرم افزار مدیریت زمان خوب باید دارای رابط کاربری آسان، امکان همکاری با سایر اعضا و انعطاف پذیری بالا باشد.
• برخی از قابلیت‌های نرم افزار مدیریت زمان می تواند مشابه نرم افزارهای مدیریت پروژه باشد و برعکس.

نرم‌افزارهای مدیریت زمان و برنامه‌ریزی به ما کمک می‌کنند تا بتوانیم به تمام اهداف و خواسته‌های خود در زندگی برسیم ما در این مقاله بهترین برنامه‌های مدیریت زمان و مطالعه را به شما آموزش دادیم که برخی برای مدیریت کارهای روزانه و برخی دیگر برای مدیریت وظایف و تقسیم کار هست.